회의는 조직문화의 한 단면이며 축소판이다. 회의를 들여다보면 그 조직의 의사소통 방식, 리더십 스타일, 새로운 아이디어에 대한 반응 등 다양한 문화적 요소를 파악할 수 있다. 그렇기에 조직문화를 개선하고자 할 때, 회의문화를 변화시키는 것이 효과적인 시작점이 될 수 있다.

회의 개선의 어려움은 단순히 문화적 연결고리를 놓치는 것을 넘어, 선언과 실천 사이의 간극에서도 발생합니다. 많은 조직들이 이상적인 문화를 표방하지만, 실제 회의 환경에서 이를 구현하기 위한 구체적인 방법을 고안하지 않는 경우가 많습니다.

이러한 괴리를 극복하기 위해서는 조직의 가치를 일상적인 업무 프로세스에 통합하는 노력이 필요합니다. 예를 들어, ‘혁신’을 핵심 가치로 내세우는 기업이라면, 정기적으로 ‘아이디어 공유 세션’을 회의에 포함시키거나, ‘협업’을 중시하는 조직이라면 cross-functional 팀 미팅을 정례화하는 등의 구체적인 실천 방안을 마련할 수 있습니다.

따라서 회의문화 개선을 위해서는 선언적인 가치를 실제 회의 환경에 적용할 수 있는 구체적이고 실행 가능한 전략을 수립하는 것이 중요합니다. 이는 조직의 특성과 목표에 맞는 맞춤형 접근이 필요한 과정입니다. 또한, 이러한 변화를 지속적으로 모니터링하고 피드백을 수렴하여 조직의 변화하는 요구사항에 맞게 조정해 나가는 것도 중요한 부분입니다 회의문화 유형을 구분하는 프레임워크는 두 가지 축을 기반으로 한다. 가령 x축에 유연한 접근방식 대 구조화된 접근방식을 놓고, y축에는 인풋 중심 대 아웃풋 중심을 놓을 수 있다. 이 프레임워크에서는 네 가지 회의문화 유형이 도출된다. 사람중심, 권력중심, 결과중심, 아이디어중심 회의문화이다.

• 사람중심(people-driven) 회의문화 유형 : 이는 인풋에 초점을 둔 유연한 접근방식이다. 이런 유형은 비공식적이고, 정형화된 프로세스가 없는 경향을 보인다. 활기찬 분위기와 소속감 형성에 중점을 두며, 느슨한 구조로 인해 회의 어젠다가 불명확할 하지만 모든 참여자가 자유롭게 의견을 나눌 수 있어 소통이 원활하다. IKEA, 파타고니아가 대표적 사례이다.
  
• 권력중심(power-driven) 회의문화 유형 : 이는 인풋에 초점을 둔 구조적 접근방식을 취한 회의 유형이다. 이런 유형은 구조화된 프로세스를 지향한다. 상사의 ‘권력놀이’가 있을 수 있고, 낮은 심리적 안전, 상사에 대한 과도한 의존, 침묵 등이 나타난다. 권력중심 회의에서 반복되는 현상은 회의를 위해 많은 준비를 한다는 것이다. 좋은 결과를 만들어 내기 위한 준비라 하기 보다는 상사로부터 질책이나 처벌을 피하기 위한 완벽주의에서 비롯된 준비라 하는 것이 맞는 표현일 것이다. 안건은 여러 번의 수정을 거치고, 회의를 준비하기 위한 회의를 한다. 권력중심 회의에서는 참석자들의 심리적 안전감이 낮으며, 그렇기 때문에 참여도가 낮을 수 밖에 없다. 권력중심 회의가 눈에 띄는 조직에서 실질적인 대화는 회의 후에 이루어진다. 권력중심 회의가 근절되기 위해서 권력을 가진 상사의 리더십이 바뀌어야 하지만 구성원들의 권위자에 순응하려는 태도, 업무 수행보다는 상사를 기쁘게 하는데 집중하는 태도, 회의에서는 공개적으로 동의하고 회의가 끝나면 딴소리 하는 등의 부하직원의 잘못된 태도 또한 바뀌어야 한다.
  
• 결과중심(results-driven) 회의문화 유형 : 이는 아웃풋에 초점을 둔 구조화된 접근방식을 취한 회의 유형이다. 이들의 회의문화는 효율성, 목표 지향성, 성과 지향성을 강조한다. 올바른 결과를 도출하기 위해 프로세스, 구조에 우선순위를 두며, 잘 설계된 어젠다, 명확한 역할과 책임 부여, 정시 시작과 종료, 집중된 논의가 특징이다. 넷플릭스, 아마존, 구글의 회의가 대표적 사례이다. 결과중심 회의문화는 많은 책이나 기사에서 가장 매력적인 회의문화 유형으로 소개되는 경향이 있다. 하지만 결과중심의 회의문화가 항상 긍정적인 결과를 보장하는 것은 아니다. 지나치게 구조화된 프로세스는 창의성을 해칠 수 있고, 조직의 정서적 문화를 저해할 수 있는 위험성이 있다는 사실도 주의 깊게 살펴야 한다.
  
• 아이디어 중심(Idea-driven) 회의문화 유형 : 이는 아웃풋에 초점을 둔 유연한 접근 방식이다. 이러한 유형의 회의문화는 창의성과 협업을 촉진한다. 아이디어 중심의 회의문화가 모든 회의를 브레인스토밍으로 진행한다는 의미는 아니다. 아이디어가 누구에게서 나왔든 최고의 아이디어가 채택될 수 있는 환경을 조성한다는 의미이다. 이들의 사고방식은 협력적, 실험적, 관대함 등으로 표현할 수 있다. “yes-but”이 아닌 “yes-and”의 태도로 아이디어 편승을 장려하며, 열정적인 대화와 솔직한 피드백 교환이 이루어진다. 픽사(Pixar), 브리지워터 어소시에이츠(Bridgewater Associates), IDEO 등이 대표적 사례이다.

이 네가지 유형을 조합한 하이브리드 회의문화도 가능하다. 예를 들어 애플이나 스포티파이와 같이 아이디어중심과 결과중심 회의문화의 장점을 결합할 수 있다. 우리 조직에 적합한 회의문화를 찾으려면 먼저 현재의 조직문화를 평가해야 한다. 통제된 환경에 아이디어 중심의 회의문화를 도입하거나, 창의적인 문화에 경직된 프로세스를 강요하면 실패할 가능성이 높다. 그렇다고 현재의 조직문화에만 얽매일 필요는 없다. 많은 조직이 회의문화 개선을 통해 조직문화 전체를 변화시키려 노력한다. 미래지향적 관점에서 새로운 접근방식을 시도해 볼 가치가 있다. 하이브리드 형태의 회의문화를 고민하거나, 부서별 또는 프로젝트별로 다양한 회의문화를 병행하는 것도 좋은 방법이다.
마지막으로, 회의문화와 결과를 혼동하지 말아야 한다. 사람중심 회의문화가 반드시 비효율적인 것은 아니며, 결과중심 회의문화가 항상 좋은 성과를 보장하는 것도 아니다. 모든 조직은 저마다의 회의문화를 가지고 있다. 중요한 것은 회의문화 개선이 조직의 문화적 맥락을 고려하면서 조직 전체의 발전을 도모하는 방향으로 이루어져야 한다는 점이다.